TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019
Muokkaamispäivä: 15.1.2019
1 Rekisterin nimi
Ratamo-kirjastojen asiakasrekisteri
2 Rekisterinpitäjä
Hausjärven kunnankirjasto, Sykärintori, 12100 Oitti, puhelin 019 758 6791
Hyvinkään kaupunginkirjasto, Torikatu 5, 05800 Hyvinkää, puhelin 019 459 2422
Nurmijärven kunnankirjasto, Punamullantie 1, 01900 Nurmijärvi, puhelin 040 317 2500
Riihimäen kaupunginkirjasto, Kauppakatu 16, 11101 Riihimäki, puhelin 019 758 4678
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi
3 Rekisterin vastuuhenkilö
Tehtävänimike: Sivistysjohtaja
4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tehtävänimike:
Osoite: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite):
Hausjärven kunnankirjasto / Marianne Hägglund (019 758 6791)
Hyvinkään kaupunginkirjasto / Hilkka Viitanen (040 359 3513)
Nurmijärven kunnankirjasto / Valentin Hintikka (040 317 2504)
Riihimäen kaupunginkirjasto / Terttu Koivisto (019 758 4680)
5 Kunnan tietosuojavastaava
Asianhallintapäällikkö
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
tietosuoja@nurmijarvi.fi
6 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään, kunnes asiakas itse tai kuolinpesä ilmoittaa asiakassuhteen päättymisestä. Asiakastiedot poistetaan sen jälkeen, kun asiakas on hoitanut kaikki lainansa ja maksunsa.
Kerran vuodessa tehdään tietokanta-ajo, jossa poistetaan niiden asiakkaiden tiedot, jotka eivät ole viiteen vuoteen käyttäneet kirjastokorttiaan ja joilla ei ole lainoja eikä maksuja.
7 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1c kohta, käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Asiakasrekisteriä käytetään Ratamo-kirjastojen asiakassuhteiden ja aineiston käytön hallintaan sekä tilastointiin (Kunnan tehtävät, Kirjastolaki 1492/2016, 5 §).
Ratamo-kirjastoihin kuuluvat Hausjärven, Hyvinkään, Nurmijärven ja Riihimäen yleiset kirjastot.
8 Rekisterin tietosisältö
- Kirjastokortin numero
- ID-numero (tekninen tietokannan numerointi, toimii myös varausten noutonumerona)
- Henkilötunnus
- Sukunimi
- Etunimi
- Osoite
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Syntymäaika
- Sukupuoli
- Kieli
- Lisäysyksikkö (toimipiste, jossa kortti on annettu)
- Kirjastokortin antopäivämäärä
- Alle 15-vuotiaiden asiakkaiden lainoista vastaavan huoltajan tiedot (huoltaja ei välttämättä ole virallinen holhooja)
- Asiakkaan vastattavana olevien alle 15-vuotiaiden asiakkaiden tiedot
- Maksamattomat maksut
- Lainassa olevat lainat
- Lainahistoria tallentuu asiakkaan niin halutessa
- Voimassa olevat varaukset
- Vapaamuotoiset huomautukset (kirjastonkäytössä tarpeellisia tietoja, kuten merkinnät maksuttomasta varauksesta, kirjastoon unohtuneesta kirjastokortista tms.)
9 Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään (joko kirjastossa annettuina tai verkkokirjastossa muutettuina)
VTJ:stä osoitetietoja, jos rekisterissä oleva osoite on todettu vääräksi. Käyttötiedot ja -tilastot kirjastojärjestelmässä muodostuneina.
10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Lainaaja- ja lainatiedot yli 60 vrk eräpäivän jälkeen palauttamattomista lainoista ja maksamattomista veloista voidaan luovuttaa kaupungin/kunnan yleislaskutusjärjestelmään ja/tai perintätoimiston käyttöön.
Myöhästymismuistutusten tulostus- ja postituspalvelua hoitavaan yritykseen lähetetään PDF-tiedostoja, jotka sisältävät tiedot lainaajan osoitteesta ja myöhässä olevista lainoista (Hyvinkää, Nurmijärvi).
Tilastotietoja luovutetaan kansalliseen yhteistilastoon. Tilastointitiedot eivät sisällä henkilötason tietoja.
11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.
12 Rekisterin suojauksen periaatteet
A Paperiaineisto
Palauttamattomasta aineistosta lähetetyt laskujen paperikopiot säilytetään 10 vuotta mapitettuna valvotussa tilassa.
B Sähköiset tiedot
Asiakasrekisteriä ylläpidetään Aurora-kirjastojärjestelmässä.
Tietojen suojauksen periaatteet:
Asiakkaiden verkkokäyttöliittymä, josta asiakas näkee omat tietonsa, suojataan käyttäjätunnuksella ja PIN-koodilla.
Henkilökunnan käyttöliittymä suojataan käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
Kirjasto ilmoittaa järjestelmän toimittajalle IP-osoitteet, joista yhteydenotto tietokantaan henkilökunnan käyttöliittymällä sallitaan.
Kotipalveluasiakkaiden henkilö- ja lainatiedot excel-tiedostoina henkilökunnan työasemilla henkilökohtaisten käyttäjätunnusten takana.
13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.
14 Tarkastusoikeus
Lisätietoja rekisteristä ja siihen tallennettavista tiedoista antaa sille nimetty vastuuhenkilö. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät Nurmijärven kunnan www-sivuilta (Tietosuoja). Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.
15 Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen virheen korjaamista. Pyyntö tulee toimittaa henkilökohtaisesti rekisterin yhteyshenkilölle virka-aikana.
16 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa, mutta asiakkuus katkeaa rekisteröidyn suostumuksen peruuttamiseen.
Suostumuksen peruuttamisen jälkeen käsiteltävät henkilötiedot poistetaan, jollei tietojen säilyttämiselle ole muuta lainmukaista perustetta. Henkilötiedot ja todisteet suostumuksen olemassaolosta säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
17 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.
18 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
19 Muu informaatio
Henkilörekisteriä koskeva tietosuojaseloste on nähtävillä kunnan verkkosivuilla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä saatavilla kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).