TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019
Muokkaamispäivä: 26.5.2021
1 Rekisterin nimi
Nurmijärven kunnan kotoutumispalvelujen asiakasrekisteri
2 Rekisterinpitäjä
Nurmijärven kunta, hyvinvointilautakunta
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi
3 Rekisterin vastuuhenkilö
Tehtävänimike: Sivistysjohtaja
4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tehtävänimike: Maahanmuuttokoordinaattori
Osoite: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
5 Kunnan tietosuojavastaava
Asianhallintapäällikkö
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
tietosuoja@nurmijarvi.fi
6 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään vain sen aikaa, kun se on käsittelyn kannalta tarpeellista, ellei laki ohjeista toisin. Säilytysaikoja sovelletaan sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain mukaan, jonka mukaan kotoutumisen edistämisessä kaikki tärkeimmät asiakirjat säilytetään pysyvästi.
7 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietojen käsittely perustuu lakiin. Tietoja käsitellään, jotta kunta voi järjestää maahanmuuttajien kotoutumisen edistämiseksi ohjausta ja neuvontaa, laatia tarvittaessa alkukartoituksia ja kotoutumissuunnitelmia, sekä seurata ja tarkistaa niitä. Asiakkaille annetaan tukea esimerkiksi asioimalla yhteistyössä muiden viranomaisten kanssa. Lisäksi tietoja voidaan käyttää palvelujen suunnitteluun sekä tutkimus- ja tilastotarkoituksiin mutta ilman, että henkilötietoja luovutetaan.
8 Rekisterin tietosisältö
Kotoutumispalvelussa käsiteltäviä henkilötietoja ovat asiakkaan nimi- ja yhteystiedot, kansalaisuus, henkilötunnus, oleskeluoikeuden status, asiakasta ja perhettä koskevat muistiinpanot, suunnitelmat ja tilannearviot, ajanvaraustiedot, päätöstiedot ja erilaisiin maksuihin liittyvät tiedot, sekä valtionkorvauksen alkamis- ja loppumispäivämäärät.
9 Säännönmukaiset tietolähteet
Kunnan käsittelemät henkilötiedot saadaan asiakkaalta itseltään tai toisilta viranomaisilta. Toiselta viranomaiselta pyydetään vain tietoja, joita tarvitaan kototutumislain mukaisen tehtävän hoitamista varten. Tällaisia viranomaisia ovat esimerkiksi Migri, ELY-keskus, TE-toimisto, Kela ja DVV (maistraatti). Lisäksi kotoutumispalvelut vaihtaa asian hoitamisen kannalta välttämättömiä tietoja koulutuspalvelujen sekä sosiaali- ja terveyspalvelujen kanssa.
10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja voidaan luovuttaa eteenpäin vain asiakkaan suostumuksella tai jos muulla viranomaisella on lain perusteella oikeus saada tietoja. Tietoja voidaan luovuttaa vain asiakkaan luvalla esimerkiksi järjestöille tai muille toimijoille. Tällöin vain ne tiedot, jotka ovat välttämättömiä yhteistyön toteutumiseksi, luovutetaan.
11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.
12 Rekisterin suojauksen periaatteet
A Paperiaineisto
Paperiset asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja kaapeissa.
B Sähköiset tiedot
Sähköisen asiakastietojärjestelmän tietoja pääsevät lukemaan ja käsittelemään vain sellaiset henkilöt, jotka osallistuvat työntekijöinä asiakkaan palvelujen toteuttamiseen. Tietojen käsittelystä asiakastietojärjestelmässä jää lokitietomerkintä.
13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.
14 Tarkastusoikeus
Lisätietoja rekisteristä ja siihen tallennettavista tiedoista antaa sille nimetty vastuuhenkilö. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät Nurmijärven kunnan www-sivuilta (Tietosuoja). Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.
15 Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen virheen korjaamista. Pyyntö tulee toimittaa henkilökohtaisesti rekisterin yhteyshenkilölle virka-aikana.
16 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen
Tietojen käsittely ei perustu suostumukseen vaan lakiin.
17 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.
18 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
19 Muu informaatio
Henkilörekisteriä koskeva tietosuojaseloste on nähtävillä kunnan verkkosivuilla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä saatavilla kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).