TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019
Muokkaamispäivä: 21.3.2023
1 Rekisterin nimi
Erityisohjaajien (psykososiaalinen tuki) asiakasrekisteri
2 Rekisterinpitäjä
Nurmijärven kunta, Sivistyslautakunta
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi
3 Rekisterin vastuuhenkilö
Tehtävänimike: Sivistysjohtaja
4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Opetuspäällikkö Kati Luostarinen
Osoite: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite):
5 Kunnan tietosuojavastaava
Asianhallintapäällikkö
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
tietosuoja@nurmijarvi.fi
6 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassa olevia lakeja ja määräyksiä (Asetus potilasasiakirjoista 94/2022). Osa potilasasiakirjoista säilytetään pysyvästi.
7 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Psykososiaalisen tuen erityisohjaajat ovat koulutukseltaan sairaanhoitajia ja siten terveydenhuollon ammattihenkilöistä annetun lain (599/1994) 2 ja 5 §:n mukaan terveydenhuollon ammattihenkilöitä. Lain 16 §:n mukaan terveydenhuollon ammattihenkilön velvollisuudesta laatia ja säilyttää potilasasiakirjat on voimassa, mitä potilaan asemasta ja oikeuksista annetussa laissa säädetään (Potilaslaki (785/1992).
Rekisterin käyttötarkoituksena on lukion erityisohjaajan sekä EMO-luokissa työskentelevien erityisohjaajien asiakasasiakirjojen ylläpitäminen oppilaan kokonaisvaltaisen hyvinvoinnin tukemista varten. Asiakasasiakirjalla käsitetään lain tarkoittamaa potilasasiakirjaa.
Keskeinen lainsäädäntö:
- Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)
- Potilaslaki (785/1992)
- Varhaiskasvatuslaki (540/2018)
- Perusopetuslaki (628/1998, lisäys 31a, 477/2003)
- Lukiolaki (714/2018)
- Lastensuojelulaki (417/2007)
- Suomen perustuslain yksityiselämän suojaa koskeva säännös (731/1999)
- Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24§ (621/1999)
- Hallintolaki (434/2003)
- Tietosuojalaki (1050/2018)
- Mielenterveyslaki (1116/1990)
- Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)
Terveydenhuollon lainsäädäntö henkilötietojen käsittelyssä:
- Terveydenhuoltolaki (1326/2010)
- Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (potilaslaki) 13§ (785/1992)
- Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007)
- Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1994)
Muu lainsäädäntö:
- Arkistolaki (831/1994)
- Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjojen laatimisesta ja säilyttämisestä (94/2022)
8 Rekisterin tietosisältö
Nurmijärven esiopetusyksiköiden ja oppilaitosten perustiedot oppilastietojärjestelmästä ja asiakastietolomakkeesta.
Asiakkaan henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumerot, kotikunta, äidinkieli, osoitteen turvakielto, perhetiedot
Koulunkäynti/esiopetus: opetuspaikka, vuosiluokka, oppilastyyppi, opetusmuoto, opetussuunnitelma
Asiakastapahtumat: erityisohjaajan asiakasta koskevat kirjaukset ja merkinnät, ensimmäinen yhteydenotto, päivämäärä, yhteydenottaja ja yhteydenoton syy, asiakassuunnitelma, työskentelyn tavoite, toimenpiteet (mm. lääkehoito), aikaisemmat selvittelyt, muistiot, lausunnot, yhteenvedot ja tiedot saaduista ja luovutetuista asiakirjoista ja tiedoista.
Toimintayksikkötiedot ja työntekijän nimi
Tilastointi
9 Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilö- ja perhetiedot saadaan oppilastietojärjestelmästä. Tietoja täydennetään asiakkaan tai hänen edustajansa kertomilla tiedoilla.
Asiakaskertomuksen tiedot syntyvät vireillepanon ja asiakkuuden aikana asiakkaan työntekijän kirjaamina.
Tiedot saadaan:
1. Asiakkaalta, huoltajalta tai muulta yksityiseltä henkilöltä
2. Oppilaitoksen opetus- ja oppilas- tai opiskelijahuoltohenkilöstöltä opetuksen tarkoituksenmukaisen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot (Perusopetuslaki 40§, Lukiolaki 629/1998, 32§).
3. Toiselta toimintayksiköltä esim. neuvola- tai kouluterveydenhuollosta, perheneuvolasta, asiakkaan/huoltajan suostumuksella.
10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Oikeus luovuttaa tietoja perustuu pääsääntöisesti asiakkaan/huoltajan suostumukseen. Tämän suostumuksen perusteella tietoja luovutetaan tarvittaessa sekä julkisille että yksityisille sosiaali- ja terveydenhuollon toimijoille tutkimus- ja hoitotarkoitukseen (Potilaslaki 13 § 3 mom. 3 kohta).
Ilman asiakkaan/huoltajan suostumusta tietoja voidaan luovuttaa vain, jos muussa laissa on tätä koskeva säännös (Potilaslaki 13 § 3 mom. 1 kohta, Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) 20 § 1 mom.).
Ilman asiakkaan/huoltajan suostumusta tietoja voidaan luovuttaa kunnan perusopetuksen sisällä tai toiselle perusopetuksen järjestäjälle edellyttäen, että tiedot ovat välttämättömiä opetuksen tarkoituksenmukaisen järjestämisen kannalta. (Perusopetuslaki 40 §).
Jos alaikäinen potilas ikäänsä ja kehitystasoonsa nähden kykenee päättämään hoidostaan, hänellä on oikeus kieltää terveydentilaansa ja hoitoansa koskevien tietojen antaminen huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen (Potilaslaki 9 § 2 mom.)
Tietojen luovutuksesta tehdään aina merkintä asiakastietoihin. Merkinnästä näkyy, mitä tietoja on luovutettu, kenelle tietoja on luovutettu, luovuttajan nimi ja luovutuspäivämäärä (Potilaslaki 13 § 6 mom.).
Erityisohjaaja voi lukea asiakkaan mahdolliset aiemmat erityisohjaajien kirjaukset ja merkinnät sen jälkeen, kun hän on itse osallinen asiakkaan asian hoitamiseen.
11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.
12 Rekisterin suojauksen periaatteet
A Paperiaineisto
Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja –asetuksen mukaisesti asiakaskohtaisiin kansioihin.
B Sähköiset tiedot
Tietoihin on käyttöoikeudet vain erityisohjaajilla.
13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.
14 Tarkastusoikeus
Lisätietoja rekisteristä ja siihen tallennettavista tiedoista antaa sille nimetty vastuuhenkilö. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät Nurmijärven kunnan www-sivuilta (Tietosuoja). Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.
15 Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen virheen korjaamista. Pyyntö tulee toimittaa henkilökohtaisesti rekisterin yhteyshenkilölle virka-aikana.
16 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen
Tietojen kirjaaminen asiakastietojärjestelmään perustuu lakiin, ei asiakkaan suostumukseen.
Asiakkaalla on oikeus peruuttaa suostumuksensa tietojen luovutukseen silloin, kun tietojen luovuttamiseen ei ole lakiperustetta.
17 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.
18 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
19 Muu informaatio
Henkilörekisteriä koskeva tietosuojaseloste on nähtävillä kunnan verkkosivuilla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä saatavilla kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).