TIETOSUOJASELOSTE
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Tietosuojalaki (2018/1050)
Muokkaamispäivä: 9.1.2025
1 Rekisterin nimi
VÄLKKY-koulutustarjotin, koulutusten ja koulutusryhmien hallintajärjestelmän henkilötietokanta (Hellewi)
2 Rekisterinpitäjä
Nurmijärven kunta, Sivistyslautakunta
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi
3 Rekisterin vastuuhenkilö
Tehtävänimike: Sivistysjohtaja
4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tehtävänimike: SiHy:n osaamisen kehittämisen työryhmä
Osoite: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
Sähköposti: tiina.hirvonen@nurmijarvi.fi
Puh. 040 3174410
5 Kunnan tietosuojavastaava
Tiedonhallinnan erityisasiantuntija
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
tietosuoja@nurmijarvi.fi
6 Rekisterin tietosisältö
Sisältää koulutuksiin ilmoittautuneen henkilön yhteystietoja:
- Etu- ja sukunimi (pakollinen)
- Sähköposti (pakollinen)
- Puhelinnumero (vapaaehtoinen)
- Koulutukseen ilmoittautuneen itse antamat lisätiedot, kuten ruokavaliot ja ruoka-aine allergiat.(vapaaehtoinen)
Tilastointia varten kerätään koulutuksiin ilmoittautuneilta henkilöiltä:
- Työyksikkö (pakollinen)
- Tulosalue (pakollinen)
- Ammattinimike (vapaaehtoinen)
Lisäksi voidaan tallentaa lupa koulutukseen osallistuvan kuvaamisesta ja tämän töiden kuvaamisesta.
7 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
Kun asiakas lopettaa Hellewi-järjestelmän käytön, asiakkaan tiedot poistetaan järjestelmästä. Henkilötiedot poistetaan viimeistään, kun rekisterinpitäjä niin edellyttää tai kun käyttöoikeussopimus lakkaa olemasta voimassa.
8 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Nurmijärven kunnan sivistys- ja hyvinvointitoimialan järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin ilmoittautuneiden henkilöiden tietojen kerääminen koulutuksen tai tapahtuman toteuttamisen edellyttämässä laajuudessa
Henkilötietoja kerätään koulutuksen järjestämiseksi. Koulutukset ovat maksuttomia, niistä ei kerätä maksutietoja. Käsittely perustuu asiakkaan suostumukseen.
9 Säännönmukaiset tietolähteet
Kaikki tiedot ovat peräisin asianosaisilta. Tiedot kerätään koulutuksiin ilmoittautumisen yhteydessä.
10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisten käyttöön.
11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n alueiden ulkopuolelle.
12 Rekisterin suojauksen periaatteet
A Paperiaineisto
Ei paperiaineistoa.
B Sähköiset tiedot
Rekisteri on tarkoitettu ainoastaan Nurmijärven kunnan sisäiseen viranomaiskäyttöön, johon ei ole pääsyä Nurmijärven kunnan ulkopuolisilla tahoilla. Kunnan sisällä käyttöoikeudet on rajattu työtehtävien mukaan. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.
Kirjautuminen tapahtuu käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.
14 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyillä on EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyt oikeudet:
- saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä
- saada tutustua tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustaa tietojen käsittelyä
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät kunnan verkkosivuilta (https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja).
Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.
Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia, olethan yhteydessä kohdassa 4 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti.
15 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi
16 Muu informaatio
Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä löydät kunnan verkkosivuilta https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).