TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019
Muokkaamispäivä: 20.2.2025
1 Rekisterin nimi
Tietojärjestelmien käyttäjärekisteri AD (Active Directory)
2 Rekisterinpitäjä
Nurmijärven kunta, Kunnanhallitus
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi
3 Rekisterin vastuuhenkilö
Tehtävänimike: Talousjohtaja
4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tietotekniikkayksikkö / tietohallintopäällikkö
Osoite: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
Muut yhteystiedot: helpdesk@nurmijarvi.fi, puh. 040 317 2240 (Helpdesk)
5 Kunnan tietosuojavastaava
Tiedonhallinnan erityisasiantuntija
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
tietosuoja@nurmijarvi.fi
6 Rekisterin tietosisältö
Kunnan henkilökunnasta:
Nimi, työsähköpostiosoite, työpuhelin, toimipiste, toimiala, eri järjestelmiin annetut oikeudet, kryptattu henkilötunnus, työntekijänumero, esihenkilö- ja tiimiyhteydet (=organisaatiokaavio), palvelussuhteen kesto (vakituinen, määräaikainen, päättymisaika)
Muut kuin kunnan henkilökunta (luottamushenkilöt, ulkoistettujen palvelujen työntekijät, konsultit, tilintarkastajat, harjoittelijat, opiskelijat, median edustajat):
Nimi ja sähköpostiosoite
7 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
Tiedot poistetaan mahdollisimman pian, kun palvelussuhde on ilmoitettu päättyneeksi.
8 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Käsittelyn tarkoitus
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on ylläpitää Nurmijärven kunnan tietojärjestelmäoikeuksia ja ensisijaisesti työtehtävien hoitoa varten annettuja käyttäjätunnuksia.
Tietojen käsittelyllä varmistetaan tietoturvan toteutuminen ja toiminnan jatkuvuus. Tietojen käsittelyn seurannalla ja valvonnalla varmistetaan tietosuojan toteutuminen ja käyttäjäidentiteetin suojaaminen. Tietojen perusteella voidaan selvittää virhetilanteita ja valvoa tietojärjestelmien käyttöä.
Rekisterin tietoja käytetään kunnan käyttöoikeuksien hallintaan ja kirjautumiseen useisiin palveluihin kuten intranet ja asianhallintajärjestelmä. Lisäksi tietoja käytetään ongelmatilanteiden selvitykseen, asiakaspalveluun, yhteystietojen hallintaan sekä IT-järjestelmien lokitietojen keräämiseen ja seurantaan.
Oikeusperusteet
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e-kohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.
9 Säännönmukaiset tietolähteet
Esihenkilö ilmoittaa käyttöoikeuslomakkeella työntekijän tarvitsemat oikeudet kunnan tietojärjestelmiin, sähköpostiin, palvelinlevyille, yhteisiin työtiloihin jne. Lisäksi eri järjestelmien pääkäyttäjät antavat oikeuksia järjestelmien sisällä ohjelmien käyttöön. Esihenkilöt myös tekevät käyttöoikeuksien muutos- ja poistoilmoitukset lomakkeella tietotekniikkayksikköön.
Hallinnon henkilötietojen tietolähde on HR-järjestelmä, jonka avulla kerätään, välitetään ja tallennetaan henkilöstöhallinnon tietoja.
10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisteristä ei luovuteta tietoja säännönmukaisesti organisaation ulkopuolelle.
11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 45 artiklan 3 kohdan mukaisen vastaavuuspäätöksen perusteella tai käyttäen 46 artiklan mukaisia Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita (standard contractual clauses, SCC).
12 Rekisterin suojauksen periaatteet
Järjestelmä on suojattu käyttäjä- ja salasanatunnuksin. Palveluntarjoaja vastaa tallennettavien tietojen teknisestä suojauksesta, johon kuuluvat esim. palvelun sisäinen tietoturva ja tietoturvapäivitykset. Järjestelmään pääsy on ainoastaan tietotekniikkayksikön henkilökunnalla.
13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.
14 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyillä on EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyt oikeudet:
- saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä
- saada tutustua tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustaa tietojen käsittelyä
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät kunnan verkkosivuilta (https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja).
Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.
Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia, olethan yhteydessä kohdassa 4 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti.
15 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi
16 Muu informaatio
Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä on saatavilla kunnan verkkosivustolla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).