TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019
Muokkaamispäivä: 20.2.2025
1 Rekisterin nimi
Henkilöstön sähköpostihakemisto Microsoft 365 Outlook
2 Rekisterinpitäjä
Nurmijärven kunta, Kunnanhallitus
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi
3 Rekisterin vastuuhenkilö
Tehtävänimike: Talousjohtaja
4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tietotekniikkayksikkö / tietohallintopäällikkö
Osoite: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
Muut yhteystiedot: helpdesk@nurmijarvi.fi, puh. 040 317 2240 (HelpDesk)
5 Kunnan tietosuojavastaava
Tiedonhallinnan erityisasiantuntija
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
tietosuoja@nurmijarvi.fi
6 Rekisterin tietosisältö
Kunnan työntekijät: Etunimi, sukunimi, tehtävänimike, työpaikan toimipiste, työsähköpostiosoite ja työpuhelinnumero, esimies-/tiimiyhteydet (= organisaatiokaavio) sekä mahdollisesti profiilikuva, joka on käyttäjän henkilökohtaisesti hallittavissa Microsoft-tilin asetuksissa.
7 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
Tiedot poistetaan mahdollisimman pian, kun palvelussuhde on ilmoitettu päättyneeksi.
8 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Käsittelyn tarkoituksena on sähköpostipalvelun käytön ja käyttäjien välisen vuorovaikutuksen mahdollistaminen. Henkilökunnan sähköpostin ja työryhmäohjelmistojen käyttöoikeus- ja postituslistat, sisältäen kalenteritoiminnan ja yhteystiedot.
Oikeusperusteet
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e-kohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.
9 Säännönmukaiset tietolähteet
Tietolähde on tietojärjestelmien käyttäjärekisteri AD (Active Directory), jonne tiedot tulevat henkilöstöjärjestelmästä sekä esihenkilön toimittamista käyttöoikeuslomakkeista. Esihenkilöt tekevät käyttöoikeuksien muutos- ja poistoilmoitukset lomakkeella tietotekniikkayksikköön. Työntekijät luovuttavat itse henkilötietonsa tullessaan työnantajan palvelukseen.
10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.
11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 45 artiklan 3 kohdan mukaisen vastaavuuspäätöksen perusteella tai käyttäen 46 artiklan mukaisia Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita (standard contractual clauses, SCC).
12 Rekisterin suojauksen periaatteet
Sähköpostihakemiston tiedot ovat näkyvillä vain organisaation sisäisesti. Järjestelmä on suojattu käyttäjä- ja salasanatunnuksin. Palveluntarjoaja vastaa tallennettavien tietojen teknisestä suojauksesta, johon kuuluvat esim. palvelun sisäinen tietoturva ja tietoturvapäivitykset.
13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.
14 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyillä on EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyt oikeudet:
- saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä
- saada tutustua tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustaa tietojen käsittelyä
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät kunnan verkkosivuilta (https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja).
Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.
Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia, olethan yhteydessä kohdassa 4 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti.
15 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi
16 Muu informaatio
Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä on saatavilla kunnan verkkosivustolla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).