TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019
Päivitetty: 2.4.2025
1 Rekisterin nimi
Tapahtumien ja tilaisuuksien ilmoittautumis- ja osallistujatiedot
2 Rekisterinpitäjä
Nurmijärven kunta, kunnanhallitus
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi
3 Kunnan tietosuojavastaava
Tiedonhallinnan erityisasiantuntija
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
tietosuoja@nurmijarvi.fi
4 Rekisterin tietosisältö
Tilaisuuden järjestämisen kannalta välttämättömät henkilötiedot. Käsiteltävien henkilötietojen laajuus vaihtelee tilaisuuksien luonteen mukaan. Niitä voivat olla esimerkiksi osallistujan nimi, sähköpostiosoite, organisaatio, puhelinnumero, ammattinimike ja tiedot erityisruokavaliosta.
Osa tilaisuuksista ja tapahtumista voidaan tallentaa. Tallentamisesta informoidaan aina etukäteen.
5 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
Tiedot säilytetään tapahtuman järjestämisen ja mahdollisten tapahtumaan liittyvien jälkitoimien ajan, minkä jälkeen tapahtuman tai tilaisuuden järjestäjä poistaa tiedot.
6 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Käsittelyn tarkoitus
Nurmijärven kunta järjestää erilaisia tilaisuuksia, kuten kokouksia, seminaareja ja koulutustilaisuuksia. Tällaisiin tilaisuuksiin ja tapahtumiin osallistuminen edellyttää yleensä ennakkoilmoittautumista, jonka yhteydessä tilaisuuteen ilmoittautuneilta kerätään tarvittavat henkilötiedot. Tietoja käytetään tilaisuuksien ja tapahtumien järjestämiseksi, osallistumisohjeiden lähettämiseksi sekä palautteen keräämiseksi tilaisuuden jälkeen. Henkilötietoja pyydetään vain perustellusta syystä ja vain siinä laajuudessa, kuin se on tarkoituksen kannalta välttämätöntä.
Oikeusperusteet
Tietojen käsittelyn oikeusperuste on pääsääntöisesti suostumus (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta). Joissakin tapauksissa käsittelyperusteena voi olla se, että käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e-kohta).
7 Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot kerätään pääsääntöisesti henkilöiltä itseltään ilmoittautumisen yhteydessä.
8 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisteristä ei luovuteta tietoja säännönmukaisesti.
9 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei pääsääntöisesti tapahdu. Henkilötietoja kuitenkin voidaan joissakin palveluissa siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 45 artiklan 3 kohdan mukaisen vastaavuuspäätöksen perusteella.
10 Rekisterin suojauksen periaatteet
Tapahtumien organisointiin tarvittavia henkilötietoja voidaan kerätä useilla eri tietojärjestelmillä. Rekisterinpitäjä valvoo, että tietojärjestelmät on suojattu rajoittamalla käyttöoikeuksia sekä suojattu käyttäjä- ja salasanatunnuksin. Rekisterinpitäjä myös varmistaa, että tallennettavat tiedot on teknisesti suojattu (palvelun sisäinen tietoturva ja tietoturvapäivitykset).
11 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.
12 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyillä on EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyt oikeudet:
- saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä
- saada tutustua tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustaa tietojen käsittelyä
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät kunnan verkkosivuilta (https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja).
Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.
Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia, olethan yhteydessä kohdassa 3 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti.
13 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi
14 Muu informaatio
Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä on saatavilla kunnan verkkosivustolla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).