TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019
Muokkaamispäivä: 11.5.2022
1 Rekisterin nimi
Nurmijärven kunnan palaute- ja verkkoasiointipalvelun asiakasrekisteri
2 Rekisterinpitäjä
Nurmijärven kunta
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi
3 Rekisterin vastuuhenkilö
Tehtävänimike: Hallintojohtaja
4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tehtävänimike: Palvelumuotoilija Piia Nurkka
Osoite: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite): 040-317 2412, etunimi.sukunimi@nurmijarvi.fi
5 Kunnan tietosuojavastaava
Asianhallintapäällikkö
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
tietosuoja@nurmijarvi.fi
6 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
- Rekisteröitymisen yhteydessä ilmoitetut yhteystiedot: toistaiseksi
- Henkilöiden jättämät palautteet: 2 vuotta
- Avustushakemukset: 10 vuotta (siirretään asianhallintajärjestelmään, Solmussa säilytetään 2 vuotta)
- Osallistuvan budjetoinnin ideat: kyseisen vuoden toteutuksen vaatima aika (osallistuva budjetointi raportoidaan tilinpäätöksen yhteydessä, jolloin toteutus päättyy)
7 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Palaute- ja verkkoasiointipalvelu on asiointikanava kunnan ja kunnan asiakkaan (asukas, yritys, yhdistys ja muut kunnan sähköisiä palveluita käyttävät) välillä. Asiointikanavan kautta asiakkaat voivat antaa kunnalle palautetta, hakea avustusta, jättää osallistuvan budjetoinnin ideoita, äänestää ideoita, tai etsiä muita sähköisiä palveluita.
Henkilötietoja käsitellään yhteydenottojen, avustushakemusten ja palautteiden käsittelyn, palveluiden kehittämisen, raportoinnin ja osallistuvan budjetoinnin ideoiden jätön yhteydessä. Rekisterissä käsiteltäviä asiointitietoja voidaan käyttää myös asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi asiakkaan suostumuksella.
Rekisterin tietoja käytetään rekisterinpitäjän oman toiminnan seurannassa, arvioinnissa ja kehittämisessä.
Palvelun käyttäjäksi voi rekisteröityä. Vahvan tunnistautumisen käyttöönoton jälkeen palveluun rekisteröityminen ja tunnistautuminen tapahtuu Suomi.fi-tunnistautumisen kautta.
Henkilötietojen käsittely perustuu palautteiden osalta suostumukseen ja avustushakemusten osalta lakiin (Kuntalaki).
8 Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää tiedot sekä henkilöistä että yhteisöistä, jotka käyttävät Nurmijärven kunnan asiointipalvelun avulla tarjottavia sähköisiä palveluita. Järjestelmässä on vain sähköisen asioinnin kannalta tarpeelliset tiedot. Järjestelmän tietoja tarvitaan hoidettaessa tai asiakkaan hoitaessa omia asioitaan tai asioita, joihin hänellä on valtuutus.
Tieto on talletettuna rekisteriin määrämuotoisessa muodossa (dataa).
Rekisteriin tallennetaan asiakkaista seuraavat tiedot:
- Nimi (ei pakollinen osallistuvan budjetoinnin yhteydessä)
- Sähköposti
Rekisteriin voidaan tallentaa asiakkaan ilmoittamana myös seuraavat tiedot:
- Osoite
- Puhelinnumero
- Kiinnostuksen kohteet kunnan palveluihin liittyen.
Henkilön käyttäessä palvelua rekisteröityneenä, rekisteriin tallentuu
palveluiden käyttöhistoria (esim. kirjautuneena lähetetyt palautteet ja avustushakemukset).
Rekisteri sisältää seuraavat tiedot Nurmijärven kunnan työntekijöistä:
- Nimi
- Sähköposti
- Ammattinimike
- Työpuhelinnumero
- Aktiviteettihistoria järjestelmän käytöstä
Kuntalaispalaute
Kuntalaispalautteen antaja voi jättää palautteen:
- sisään kirjautuneena, jolloin palaute tallentuu henkilön käyttöhistoriaan,
- antamalla palautteen yhteydessä yhteystietoina nimensä, puhelinnumeron ja/tai sähköpostiosoitteen,
- nimettömänä.
Henkilötietoja käytetään palautteeseen vastaamiseen palautteenantajalle henkilökohtaisesti asiointikanavan kautta, mikäli palautteenantaja on pyytänyt vastausta.
Avustukset
Avustuksen hakijan on rekisteröidyttävä palveluun. Avustuksen hakijan on täytettävä avustusta hakiessaan:
- yksityishenkilönä: nimi, osoite, sähköpostiosoite, henkilötunnus
- yhdistyksen puolesta asioidessaan: oma nimi, sähköposti ja asema yhdistyksessä, yhdistyksen osoite, yhdistyksen sähköposti, puhelinnumero ja vähintään kahden toimihenkilön nimi ja yksi yhteystieto (puhelinnumero tai sähköpostiosoite).
Rekisteritietoja voidaan käyttää avustushakemukseen liittyvien lisätietojen pyyvien tämiseen ja päätöksestä tiedottamiseen.
Rekisterin tiedot ovat rekisterinpitäjän henkilöstön käytettävissä tehtävänmukaisin käyttöoikeuksin ja -rajoituksin.
Osallistuva budjetointi
Osallistuvan budjetoinnin ideaa jätettäessä henkilön on jätettävä sähköpostiosoite. Idean jättäminen ei edellytä rekisteröitymistä tai kirjautumista palveluun.
Yhteystietoa (sähköpostiosoite) voidaan käyttää ideaan liittyvien lisätietojen pyytämiseen ja/tai palautteen keräämiseen osallistuvaan budjetointiin liittyen.
9 Säännönmukaiset tietolähteet
1. Asiakkaan itse antamat tiedot.
2. Kunnan työntekijöiden osalta tiedot kerätään työsuhteen yhteydessä
10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Pääsääntöisesti rekisteristä ei luovuteta tietoja. Salassa pidettäviä asiakastietoja luovutetaan ainoastaan tietojen kohteen etukäteen antamalla kirjallisella suostumuksella, viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa säädetyin edellytyksin tai jos tietojensaantioikeuksista on erikseen lailla säädetty. Rekisterinpitäjän henkilökunnalla on vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus käsittelemiensä asiakastietojen osalta.
11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.
12 Rekisterin suojauksen periaatteet
A Paperiaineisto
Aineisto ei sisällä manuaalista aineistoa.
B Sähköiset tiedot
Rekisterin suorakäyttö edellyttää tunnistautumista käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla sekä rekisterinpitäjältä että asiakkaalta.
Rekisteritietojen käyttöä valvotaan. Rekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä Nurmijärven kunnan tietoturvapolitiikan ja -käytäntöjen mukaisesti.
13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.
14 Tarkastusoikeus
Rekisteröitynyt asiakas pystyy itse tarkistamaan järjestelmästä itseään koskevat tiedot.
Lisätietoja rekisteristä ja siihen tallennettavista tiedoista antaa sille nimetty vastuuhenkilö. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät Nurmijärven kunnan www-sivuilta (Tietosuoja>Rekisteröidyn oikeudet). Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.
15 Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella on oikeus vaatia itseään koskevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjauspyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.
16 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa, mutta asiakkuus katkeaa rekisteröidyn suostumuksen peruuttamiseen. Tieto suostumuksen peruuttamisesta toimitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Kerro peruutuspyynnössäsi perustelut poistolle, nimesi ja yhteystietosi (esimerkiksi sähköpostiosoite tai puhelinnumero). Kun suostumus peruutetaan, kaikki rekisteröityä koskeva tieto poistetaan automaattisesti.
17 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.
18 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
19 Muu informaatio
Henkilörekisteriä koskeva tietosuojaseloste on nähtävillä kunnan verkkosivuilla sekä saatavilla kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).