TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019
Muokkaamispäivä: 6.4.2021
1 Rekisterin nimi
Nurmijärven kunnan luottamushenkilörekisteri
2 Rekisterinpitäjä
Nurmijärven kunta, kunnanhallitus
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi
3 Rekisterin vastuuhenkilö
Tehtävänimike: Hallintojohtaja
4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tehtävänimike: Hallinnon asiantuntija
Osoite: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite): outi.kylvaja@nurmijarvi.fi
5 Kunnan tietosuojavastaava
Asianhallintapäällikkö
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
tietosuoja@nurmijarvi.fi
6 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
Luottamushenkilörekisterin keskeisimmät tiedot eli luettelot toimielinten jäsenistä ja henkilöiden hoitamista luottamustoimista säilytetään pysyvästi (Kansallisarkiston määräys KA 158/43/01). Muut luottamushenkilöistä kerätyt tiedot hävitetään käyttötarpeen päätyttyä kunnan arkistointiohjeiden mukaisesti. Valtuuston istuntojen tallenteet näkyvät kunnan verkkosivuilla yhtä kauan kuin pöytäkirjatkin (4 vuotta), jonka jälkeen ne arkistoidaan.
7 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Rekisteritietoja kerätään
- historiatietojen tallentamista varten
- luottamushenkilöiden kokouspalkkioiden, matkakustannusten ja ansionmenetysten maksamiseksi kunnan hallintosäännön mukaisesti sekä puolueveron pidättämistä varten
- yhteydenpitoa varten
- tietojärjestelmien käyttöoikeuksien ylläpitoon
- hallinnollisen työn tarpeisiin (mm. kokoushallinta)
Tietojen kerääminen perustuu lakiin: Perustuslaki (11.6.1999/731) § 121, Kuntalaki (410/2015) §:t 26, 27, 28, 69, 70, 82 ja 90, Hallintolaki (6.6.2003/434), Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (21.5.1999/621).
8 Rekisterin tietosisältö
- Luottamushenkilön perustiedot: nimi, henkilötunnus, ammatti, työpaikka, yhteystiedot sekä tiedot yhteystietojen julkisuudesta/salassa pidettävyydestä
- Jäsenyydet ja roolit kunnan toimielimissä tai kunnan kokousedustus muissa toimielimissä
- Pankkitili ja verokorttitiedot palkkioiden ja korvausten maksamista varten
- Puolueen jäsentiedot ja luottamushenkilöiden antamat valtuutukset puolueveron pidättämiseksi
- Luvat perustietojen julkaisuun kaupungin verkkosivuilla
- Tiedot luottamushenkilön palkitsemisesta (kunnia- ja ansiomerkit, arvonimet tms.)
- Sähköisen kokouksen käyttäjähallinnan tiedot
- Erityisruokavaliot
Luottamushenkilöistä kertyy tietoa myös valtuuston kokousten tallenteisiin.
9 Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään lomakkeella henkilöltä itseltään luottamustehtävän alkaessa. Luottamushenkilö ilmoittaa tiedoissa tapahtuneista muutoksista rekisterinpitäjälle. Yhteystiedot voidaan joissain tapauksissa saada puolueelta. Palkkioihin liittyviä tietoja saadaan verokortista ja puolueverovaltakirjoista.
10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisteriin kerättäviä tietoja luovutetaan säännönmukaisesti verottajalle, eläkevakuutusyhteisöille ja puolueille sekä tarvittaessa ulosottoon, tilastokeskukselle ja vakuutusyhtiöille siten kuin laissa on säädetty. Yhteystietoja voidaan luovuttaa kunnan edustustehtävien hoitamiseksi.
Luottamushenkilöiden nimi, sähköpostiosoite ja puolue julkaistaan kunnan verkkosivuilla. Rekisteröidyn suostumuksella tietoja voidaan julkaista rekisteröidyn lomakkeella määrittelemin osin (esim. osoite ja puhelinnumero). Sähköpostiosoitteet ovat kunkin toimielimen jakelulistoilla. Valtuuston kokoustallenteet julkaistaan kunnan verkkosivuilla.
11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Valtuuston kokoustallenteet julkaistaan YouTuben kautta, joka on globaali palvelu. Julkaisuajan päättyessä ne muutetaan yksityisiksi, jolloin vain kunnan sisäisellä ylläpitäjällä on niihin pääsy.
12 Rekisterin suojauksen periaatteet
A Paperiaineisto
Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa arkistointiohjeita noudattaen.
B Sähköiset tiedot
Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistointiohjeilla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietoturva- ja tietosuojasitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.
14 Tarkastusoikeus
Lisätietoja rekisteristä ja siihen tallennettavista tiedoista antaa sille nimetty yhteyshenkilö. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät Nurmijärven kunnan www-sivuilta (Tietosuoja>Rekisteröidyn oikeudet). Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.
15 Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella on oikeus vaatia itseään koskevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjauspyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.
16 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen
Tietojen käsittely ei perustu suostumukseen vaan lakisääteiden tehtävän suorittamiseen. Oikeutta tietojen poistamiseen ei sovelleta, koska tietojen käsittely on tarpeen lainsäädäntöön perustuvan, käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
17 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.
18 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
19 Muu informaatio
Henkilörekisteriä koskeva tietosuojaseloste on nähtävillä kunnan verkkosivuilla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä saatavilla kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).