TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019
Muokkaamispäivä: 22.11.2024
1 Rekisterin nimi
Nurmijärven kunnan luottamushenkilörekisteri
2 Rekisterinpitäjä
Nurmijärven kunta, kunnanhallitus
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi
3 Rekisterin vastuuhenkilö
Tehtävänimike: Hallintojohtaja
4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tehtävänimike: Hallintopäällikkö
Osoite: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite): outi.kylvaja@nurmijarvi.fi
5 Kunnan tietosuojavastaava
Tiedonhallinnan erityisasiantuntija
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
tietosuoja@nurmijarvi.fi
6 Rekisterin tietosisältö
- Luottamushenkilön perustiedot: nimi, henkilötunnus, ammatti, työpaikka, yhteystiedot sekä tiedot yhteystietojen julkisuudesta/salassa pidettävyydestä
- Jäsenyydet ja roolit kunnan toimielimissä tai kunnan kokousedustus muissa toimielimissä
- Pankkitili ja verokorttitiedot palkkioiden ja korvausten maksamista varten
- Puolueen jäsentiedot ja luottamushenkilöiden antamat valtuutukset puolueveron pidättämiseksi
- Luvat perustietojen julkaisuun kaupungin verkkosivuilla
- Tiedot luottamushenkilön palkitsemisesta (kunnia- ja ansiomerkit, arvonimet tms.)
- Sähköisen kokouksen käyttäjähallinnan tiedot
- Erityisruokavaliot
Luottamushenkilöistä kertyy tietoa myös valtuuston kokousten tallenteisiin.
7 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Rekisteritietoja kerätään
- historiatietojen tallentamista varten
- luottamushenkilöiden kokouspalkkioiden, matkakustannusten ja ansionmenetysten maksamiseksi kunnan hallintosäännön mukaisesti sekä puolueveron pidättämistä varten
- yhteydenpitoa varten
- tietojärjestelmien käyttöoikeuksien ylläpitoon
- hallinnollisen työn tarpeisiin (mm. kokoushallinta)
Käsittelyn oikeusperusteena on pääosin Nurmijärven kunnan lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen. Henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin lakeihin: Perustuslaki (11.6.1999/731) § 121, Kuntalaki (410/2015) §:t 26, 27, 28, 69, 70, 82 ja 90, Hallintolaki (6.6.2003/434), Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (21.5.1999/621).
8 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
Luottamushenkilörekisterin keskeisimmät tiedot eli luettelot toimielinten jäsenistä ja henkilöiden hoitamista luottamustoimista säilytetään pysyvästi (Kansallisarkiston määräys KA 158/43/01). Muut luottamushenkilöistä kerätyt tiedot hävitetään käyttötarpeen päätyttyä kunnan arkistointiohjeiden mukaisesti. Valtuuston istuntojen tallenteet näkyvät kunnan verkkosivuilla yhtä kauan kuin pöytäkirjatkin (4 vuotta), jonka jälkeen ne arkistoidaan.
9 Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään lomakkeella henkilöltä itseltään luottamustehtävän alkaessa. Luottamushenkilö ilmoittaa tiedoissa tapahtuneista muutoksista rekisterinpitäjälle. Yhteystiedot voidaan joissain tapauksissa saada puolueelta. Palkkioihin liittyviä tietoja saadaan verokortista ja puolueverovaltakirjoista.
10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisteriin kerättäviä tietoja luovutetaan säännönmukaisesti verottajalle, eläkevakuutusyhteisöille ja puolueille sekä tarvittaessa ulosottoon, tilastokeskukselle ja vakuutusyhtiöille siten kuin laissa on säädetty. Yhteystietoja voidaan luovuttaa kunnan edustustehtävien hoitamiseksi.
Luottamushenkilöiden nimi, sähköpostiosoite ja puolue julkaistaan kunnan verkkosivuilla. Rekisteröidyn suostumuksella tietoja voidaan julkaista rekisteröidyn lomakkeella määrittelemin osin (esim. osoite ja puhelinnumero). Sähköpostiosoitteet ovat kunkin toimielimen jakelulistoilla. Valtuuston kokoustallenteet julkaistaan kunnan verkkosivuilla.
Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.
11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Valtuuston kokoustallenteet julkaistaan YouTuben kautta, joka on globaali palvelu. Julkaisuajan päättyessä ne muutetaan yksityisiksi, jolloin vain kunnan sisäisellä ylläpitäjällä on niihin pääsy.
Muita tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
12 Rekisterin suojauksen periaatteet
A Paperiaineisto
Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa arkistointiohjeita noudattaen.
B Sähköiset tiedot
Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistointiohjeilla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietoturva- ja tietosuojasitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.
14 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyillä on EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyt oikeudet:
- saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä
- saada tutustua tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustaa tietojen käsittelyä
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät kunnan verkkosivuilta (https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja).
Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.
Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia, olethan yhteydessä kohdassa 4 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti.
15 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi
16 Muu informaatio
Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä on saatavilla kunnan verkkosivustolla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).