TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019
Muokkaamispäivä: 7.9.2021
1 Rekisterin nimi
Cloudia (kilpailutus ja pienhankinnat)
2 Rekisterinpitäjä
Nurmijärven kunta, Kunnanhallitus
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi
3 Rekisterin vastuuhenkilö
Tehtävänimike: Talousjohtaja
4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tehtävänimike: Nurmijärven kunnan hankintapalvelut
Osoite: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite): hankintapalvelut@nurmijarvi.fi
5 Kunnan tietosuojavastaava
Asianhallintapäällikkö
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
tietosuoja@nurmijarvi.fi
6 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään kymmenen vuotta.
7 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Kilpailutus ja pienhankinnat. Tietojen käsittely perustuu lakiin (hankintalaki).
8 Rekisterin tietosisältö
Rekisteri pitää sisällään hankintoihin liittyvät asiakirjat.
Cloudia tietojärjestelmään annetaan käyttöoikeuksia pääkäyttäjien toimesta. Hankintayksikön käyttäjät, kunnan sisäiset käyttäjät, ulkopuoliset käyttäjät.
Käyttäjiltä kunnan sähköpostiosoite ja salasana 8-16 merkkiä työtehtävien hoidon perusteella.
Hakuja voidaan suorittaa yrityksen nimen, y-tunnuksen ja sähköpostiosoitteen mukaan.
Hankinnan laadusta riippuen toimittajien referenssi tiedot tarkistetaan, rikosrekisteriotteet, CV:t, yrityksen taloudellinen tilanne.
9 Säännönmukaiset tietolähteet
Hankintayksiköltä: tarjouspyyntö, liitteet, pyydetään toimittajilta täsmennyksiä toimittajan ilmoittamasta sähköpostiosoitteesta, vastataan toimittajien lisätietokysymyksiin ja vastaukset välitetään kaikille tarjoajille (siihen hankkeeseen) toimittajien antamaan sähköpostiosoitteeseen.
Tarjoaja /Yritys toimittaa tarjouksen liitteineen, sisältää yhteystiedot tarjouksen yhteyshenkilöstä tarjousasiakirjassa.
Suomen Tilaajavastuu Oy antaa tilaajavastuulain mukaiset tiedot. Tarjoajilta itseltään pyydetään tarvittaessa lisätietoja.
10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Hankintalain mukaiset ilmoituskanavat:
Hilma tietokantaan rajapinnan kautta siirtyy tarjouspyyntöön liittyvät tiedot. ESPD- yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja. Pakollinen EU:n kynnysarvon ylittyvissä hankinnoissa.
Hilman tiedot julkaistaan eurooppalaisessa TED tietokannassa.
11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.
12 Rekisterin suojauksen periaatteet
A Paperiaineisto
Aineisto säilytetään lukittavissa kaapeissa. Hävitetään säilytysaikojen umpeuduttua.
B Sähköiset tiedot
Salasanat voimassa 90 pvä, mutta mahdollisuus vaihtaa salasana, milloin haluaa.
Cloudia tietojärjestelmät on auditoitu KPMG:n toimesta. Lisäksi Cloudia Oy:lle on myönnetty tietoturvasertifikaatti ISO 27001, laatusertifikaatti ISO 9001, ympäristösertifikaatti ISO 14001, sertifioinnin on suorittanut Bureau Veritas. Cloudia täyttää myös VAHTI2/2010 -ohjeistuksen vaatiman perustason tietoturvan.
EU:n yleinen tietosuoja-asetus, GDPR, Cloudia Oy on tehnyt selvityksen siitä, että heidän toimintansa ja palvelunsa vastaavat uuden EU-direktiivin vaatimuksia.
13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.
14 Tarkastusoikeus
Lisätietoja rekisteristä ja siihen tallennettavista tiedoista antaa sille nimetty yhteyshenkilö. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät Nurmijärven kunnan www-sivuilta (Tietosuoja>Rekisteröidyn oikeudet). Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.
15 Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella on oikeus vaatia itseään koskevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjauspyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.
16 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa, mutta asiakkuus katkeaa rekisteröidyn suostumuksen peruuttamiseen.
17 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.
18 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
19 Muu informaatio
Henkilörekisteriä koskeva tietosuojaseloste on nähtävillä kunnan verkkosivuilla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä saatavilla kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).