TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019
Päivitetty: 31.1.2025
1 Rekisterin nimi
Arkiston henkilörekisteri
2 Rekisterinpitäjä
Nurmijärven kunta, kunnanhallitus
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi
3 Rekisterin vastuuhenkilö
Tehtävänimike: Tiedonhallinnan erityisasiantuntija
4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tehtävänimike: Tiedonhallinnan erityisasiantuntija
Osoite: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite):
jani.johansson@nurmijarvi.fi
Puh. 040 317 2002
5 Kunnan tietosuojavastaava
Tiedonhallinnan erityisasiantuntija
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
tietosuoja@nurmijarvi.fi
6 Rekisterin tietosisältö
Yksilöinti- ja yhteystiedot sekä muut asianhallinnan ja palvelujen toteuttamisessa kertyneet henkilötiedot, jotka kuuluvat arkistoitaviksi. Arkistossa säilytettävät asiakirjat voivat sisältää erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia sekä salassa pidettäviä tietoja.
7 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään pääsääntöisesti pysyvästi. Kansallisarkisto määrä arkistoitavista (pysyvästi säilytettävistä) asiakirjoista.
8 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on kunnan toiminnassa kertyvien tietojen pysyvä säilyttäminen ja hallinta. Arkistoinnin tarkoituksena on myös mahdollistaa tieteellinen tai historiallinen tutkimus tai muu hyväksyttävä tarkoitus. Rekisteriin sisältyvät ne tiedot, joita ei enää käytetä niiden alkuperäiseen käyttötarkoitukseen.
Kunnalla on velvollisuus säilyttää pysyvästi sellaiset asiakirjat ja tietoaineistot, jotka ovat Kansallisarkiston päätösten nojalla pysyvästi säilytettäviä.
Oikeusperusteet
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Arkistolain 8 § mukaisesti arkistolaitos (nykyinen Kansallisarkisto) määrää, mitkä asiakirjat tai asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e-kohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.
Erityisiä henkilötietoryhmiä koskevien arkistoitavien tietojen osalta käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan j-alakohtaan: käsittely on tarpeen yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia taikka tieteellisiä ja historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten 89 artiklan 1 kohdan mukaisesti unionin oikeuden tai jäsenvaltion lainsäädännön nojalla, edellyttäen että se on oikeasuhteinen tavoitteeseen nähden, siinä noudatetaan keskeisiltä osin oikeutta henkilötietojen suojaan ja siinä säädetään asianmukaisista ja erityisistä toimenpiteistä rekisteröidyn perusoikeuksien ja etujen suojaamiseksi.
Henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin lakeihin:
- Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)
- Arkistolaki (831/1994)
- Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)
- Tietosuojalaki (1050/2018)
9 Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot rekisteriin siirretään Nurmijärven kunnan muista rekistereistä. Arkistoon kuuluvien aineistojen henkilötiedot on kerätty ennen aineistojen siirtoa arkistoon.
10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisteristä ei luovuteta tietoja säännönmukaisesti. Kunnan toiminnassa noudatetaan julkisuuslakia ja aineistoon voi kohdistua tietopyyntöjä.
11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.
12 Rekisterin suojauksen periaatteet
A Paperiaineisto
Paperiaineisto säilytetään lukitussa ja paloturvallisessa arkistotilassa, johon pääsy on rajoitettu.
B Sähköiset tiedot
Sähköinen arkistojärjestelmä on suojattu käyttäjä- ja salasanatunnuksin. Tietojen ylläpito rekisteröi automaattisesti tietokantaan, että kuka tietoa on käsitellyt (lokilista). Järjestelmätoimittaja vastaa tallennettavien tietojen teknisestä suojauksesta, johon kuuluvat esim. palvelun sisäinen tietoturva ja tietoturvapäivitykset. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.
13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.
14 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyillä on EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyt oikeudet:
- saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä
- saada tutustua tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustaa tietojen käsittelyä
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät kunnan verkkosivuilta (https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja).
Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.
Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia, olethan yhteydessä kohdassa 4 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti.
15 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi
16 Muu informaatio
Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä on saatavilla kunnan verkkosivustolla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).