Päikky - sähköinen hoitoaikojen varausjärjestelmä

Lapsen ja huoltajien tiedot ovat siirtyneet Päikky-järjestelmään varhaiskasvatushakemuksessa annettujen tietojen perusteella. Kunnallisessa varhaiskasvatuksessa kasvattajat näkevät lapsen molempien huoltajien tiedot. Huoltaja itse näkee oman järjestelmänsä kautta vain omat sekä huollettavansa tiedot.

Lapsen tiedot yhdistyvät automaattisesti uuteen yksikköön sinä päivänä, kun varhaiskasvatus siellä alkaa. Uuden yksikön kasvattajat pystyvät näkemään lapsen hoitovaraukset jo ennen varhaiskasvatuksen alkua.

Jos yhteystiedoissasi on virheitä tai tietosi muuttuvat, ilmoita niistä viestillä Suomi.fi- palvelun kautta. Ohjeet tähän löydät Sähköinen asiointi ja tulostettavat lomakkeet- osiosta.

Huoltaja kirjaa jokaiselle lapselle varahakijat järjestelmään:
– Valitse ’Omat tiedot’
– Valitse lapsi, jonka varahakijoita muokkaat
– Kohdasta ’Varahakijat’ lisäät uusia hakijoita ’Lisää varahakija’ –
toiminnolla tai poistat vanhentuneita tietoja Poista- painikkeella.
– Tallenna

On tärkeää, että jokaiselle lapselle ilmoitetaan yli 18-vuotias varahakija, johon voidaan tarvittaessa olla yhteydessä, jos huoltajaan ei saada yhteyttä.

Jokaiselle varhaiskasvatuksessa ja esiopetuksessa olevalle lapselle laaditaan varhaiskasvatussuunnitelma (vasu) Päikyn sähköisellä lomakkeella yhteistyössä päiväkodin ja huoltajien kanssa. Vasu löytyy huoltajan Viestit- osiosta.

Vasun käyttö vaatii vahvan tunnistautumisen.

Seuraavan viikon hoitosuunnitelma on laadittava lapsen hoitovarauskalenteriin viimeistään edellisen viikon maanantaina. Suunnitelma tulee aina tehdä viikon jokaiselle varhaiskasvatuspäivälle, jotta päiväkodilla pystytään suunnittelemaan henkilöstön työajat. Tämä on tärkeää myös laskutuksen kannalta. Mikäli hoitoaikavarausta ei ole tehty jokaiselle päivälle, laskutetaan kyseiseltä päivältä hoitosopimuksen mukaiset tunnit huomioiden sähköiseen järjestelmään kirjautuneet toteumat. Esimerkiksi, jos lapsen hoitosopimuksessa on enintään 60h/kk, järjestelmä laskee tyhjäksi jääneelle päivälle tunnit jakamalla hoitoajan kuukauden arkipäivillä (60/21= 2,51h). Nämä tunnit rekisteröityvät lapsen kertymään, vaikka lapsi olisi ollut poissa kyseisenä päivänä.

Esiopetuksessa olevalle lapselle lisätään tuonti- ja hakuajat hoitovarauskalenteriin. Ohjelma vähentää automaattisesti laskulle kertyvistä tunneista maksuttoman esiopetusajan pois.

Huoltajan on mahdollista tehdä lapselle oletussuunnitelma, jos lapsen tuonti- ja hakuajat ovat säännölliset. Oletussuunnitelma aktivoituu kalenterin sulkeutuessa, jos sulkeutuvalle viikolle ei olla tehty muutoksia kalenterin auki ollessa. Huoltaja voi muuttaa tehtyä oletussuunnitelmaa kalenterin auki ollessa. Suunnitelman voi kopioida perheen toiselle lapselle, joka on hoidossa samassa talossa.

Oletussuunnitelman luominen ja muuttaminen onnistuvat vain käyttämällä ohjelmaa nettiselaimen kautta.

Hoitovarauskalenteri sulkeutuu edellisen viikon maanantaina kello 23:59, jonka jälkeen huoltaja ei voi enää muuttaa lapselle tehtyä hoitovaraussuunnitelmaa.

Kalenterin sulkeutumisen jälkeen huoltaja ilmoittaa poissaoloista Päikyn ’Ilmoita muutos’ –toiminnolla. Valittavina on vaihtoehdot ’Sairas’ ja ’Poissa’.

Jos lapselle tarvitaan hoitoa poissaolon sijasta, huoltaja ottaa yhteyttä suoraan päiväkodin johtajaan. Varattujen hoitoaikojen muuttuessa tulee ilmoittaa Päikky-viestillä lapsen ryhmään heti, kun muutos on tiedossa.

Päikyn viestitoiminto aktivoituu huoltajalle sinä päivänä, kun lapsen varhaiskasvatus alkaa. Varhaiskasvatuksen ensimmäisenä päivänä huoltajan Päikkyyn saattaa ilmestyä viestejä sekä kyselyitä, jotka on lähetetty jo aiemmin.

Huoltaja saa päiväkodista ja kerhosta viestejä, jotka on voitu lähettää useamman lapsen huoltajalle samanaikaisesti. Huoltaja ei voi nähdä keille kaikille viesti on lähetetty. Huoltajan vastaus viestiin näkyy ryhmän henkilöstölle, ei muille huoltajille. Huoltaja voi poistaa vain osan saamistaan viesteistä.

Huoltaja saa ilmoituksen sähköpostiin tai mobiilisovellukseen saapuneesta viestistä, tiedotteesta ja kyselystä, jos toiminto on aktivoitu Päikyssä.

Varhaiskasvatuksesta lähetetään huoltajalle esim. loma-aikaa koskevia kyselyitä. Kyselyt ovat huoltajille avoinna määritellyn ajan. Jos kyselyihin ei vastata ennen niiden sulkeutumista, kyselyt häviävät huoltajan näkymästä.

Kyselyihin vastaaminen on tärkeää, sillä huoltajien antamien tietojen perusteella resursoimme henkilöstöä, suunnittelemme henkilöstön lomat sekä vähennämme ruokahävikkiä.

Huoltajille lähetetään myös tiedotteita, jotka ovat luettavissa huoltajan ’Viestintä’- osiossa.

Lapsen molemmille huoltajille jaetaan omat tägit (NFC-tunniste), jotka on valmiiksi aktivoitu. Tägit eivät sisällä lasta tai huoltajaa koskevia henkilötietoja. Jos tägi häviää, ota yhteys päiväkodin henkilökuntaan.

Huoltajat tägäävät lapsen varhaiskasvatukseen ja sieltä ulos kasvattajan mobiililaitteeseen tai kirjaustauluun. Tägäyksen yhteydessä vastuu lapsesta siirtyy vastaanottajalle. Lapsen päivittäinen hoitoaikatoteuma muodostuu tägäyksen leimausajoista.

Jos huoltajalla ei ole tägiä mukana tai lasta tuo / hakee ennalta sovittu varahakija, kasvattajat kirjaavat lapsen sisään / ulos manuaalisesti.

Tägääminen on aina aikuisen vastuulla!

Lapsen varhaiskasvatuspaikan vaihtuessa kunnallisessa varhaiskasvatuksessa, koodautuu tägi automaattisesti uuteen toimipaikkaan samana päivänä, kun vaihto tapahtuu.

Lapsen lopettaessa kunnallisessa varhaiskasvatuksessa, palauttaa huoltaja tägit toimipaikkaan lapsen viimeisenä läsnäolopäivänä.